Das Rechtskataster als Compliance-Werkzeug

Ein Rechtskataster ist eine strukturierte Sammlung aller relevanten gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Verpflichtungen, denen ein Unternehmen unterliegt oder zu denen es sich freiwillig verpflichtet hat. Es dient als zentrale Informationsquelle und gibt einen Überblick über alle anwendbaren Vorschriften und deren Änderungen. Klassischerweise kennen wir das Rechtskataster aus den ISO-Managementsystem (bspw. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), denn dort wird ein systematischer Umgang mit bindenden Verpflichtungen gefordert. Aber auch für nicht zertifizierte Unternehmen macht es Sinn, sich mit den Rechtspflichten systematisch auseinanderzusetzen. Anzumerken ist, dass ein Rechtskataster aus rechtlicher Sicht nicht gefordert ist.

Wie bei vielen Themen im Unternehmen gilt auch bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften: „You can’t manage, what you can’t measure“. Im ersten Schritt wird durch ein Rechtskataster Transparenz geschaffen. Verpflichtungen werden sichtbar gemacht und können weiterhin mit Zuständigkeiten verknüpft werden, so dass jede verantwortliche Person im Unternehmen einen Überblick über die für sie relevanten Verpflichtung hat und so proaktiv mit Compliance-Themen umgehen kann.

Häufig wird das Rechtskataster mit einer ergänzenden Maßnahmenverfolgung oder einer Aufstellung der Nebenbestimmungen aus Genehmigungen verknüpft.

An Form und Aussehen sind grundsätzlich keine Vorgaben gestellt. Erfahrungsgemäß bietet sich zu Beginn ein Excel-Sheet an, in dem geltende Rechtsvorschriften tabellarisch aufgeführt und mit weiteren Informationen ergänzt sind. Aber es gibt auch eine große Anzahl an Software-Lösungen. Insgesamt sollte die Entscheidung zum Aufbau und der Form des Rechtskatasters von der zu erwartenden Komplexität des Rechtskatasters und der Zielstellung abhängen.

Neben allgemeingültigen Vorschriften, die praktisch für alle Unternehmen anzuwenden sind, gibt es besondere Verpflichtung, die nur auf bestimmte Unternehmen oder Anlagen anzuwenden sind. Um diese Verpflichtungen zu identifizieren, bietet sich eine initiale Bestandsaufnahme an. In einem weiteren Schritt werden die ermittelten Verpflichtungen in dem Rechtskataster hinterlegt und es können Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Wichtig ist, dass bereits während der Implementierungsphase ein gemeinsames Verständnis für das Rechtskataster vorhanden ist. So sollte bspw. eine einheitliche Arbeitsweise im Unternehmen sichergestellt werden und die Verantwortlichen sollten die Arbeit mit dem Rechtskataster nicht als „bürokratische Mehrbelastung“ sehen, sondern als Wegweiser um Haftungsrisiken zu vermeiden.

Vorschriften und Gesetze sind nicht immer allgemeinverständlich geschrieben und für einen Außenstehenden oftmals nur sehr schwer zu verstehen, daher bietet es sich an, aus den einzeln aufgeführten Vorschriften Handlungsempfehlungen abzuleiten. Ebenso bietet es sich an, die identifizierten Pflichten über das Rechtskataster an die im Unternehmen vorhandenen Pflichtenträger zu delegieren, um eine systematische Einhaltung zu gewährleisten.

Einmal aufgesetzt, muss das Rechtskataster natürlich gepflegt werden. Neue Vorschriften gilt es aufzunehmen, rechtliche Änderungen zu berücksichtigen und Anpassungen im Unternehmen sind entsprechend darzustellen.

Machen Sie sich mit den geltenden Rechtsvorschriften in Ihrem Unternehmen vertraut und behalten Sie Änderungen im Auge. Adressieren Sie Verantwortlichkeiten – mindestens für die Aktualität Ihres Rechtskatasters – im Unternehmen. Überprüfen Sie die Einhaltung der identifizierten Rechtsvorschriften regelmäßig.

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