Der UFI in der Praxis: Wir stellen uns Ihren Fragen! (Teil 2)

Wann ist eine Aktualisierung der Produktmeldung bzw. des UFIs notwendig?

Für Produktmeldungen, die bereits vor dem 1. Januar 2021 gemäß nationalen Vorschriften erfolgt sind, gilt ein Bestandsschutz bis zum 1. Januar 2025. D.h. es besteht keine Verpflichtung, diese Meldungen gemäß dem neuen Anhang VIII der CLP erneut vorzunehmen. In Deutschland gilt dieser Bestandsschutz nur für BfR-Meldungen, nicht für die ISi-Meldung. Treten jedoch relevante Änderungen auf, ist eine harmonisierte Produktmeldung erforderlich.

Bei der harmonisierten Produktmeldung ist eine Aktualisierung in folgenden Fällen durchzuführen:

• Der UFI des Produkts hat sich geändert.
• Der Handelsname oder die Verpackung bzw. das Gebinde haben sich geändert. Da der UFI rezeptur- und nicht produktbezogen ist, muss dieser nicht erneut generiert werden. Die Meldung ist jedoch zu aktualisieren und der neue Handelsname bzw. die Verpackung aufzunehmen.
• Die Zusammensetzung des Gemischs hat sich geändert. Bei Änderungen der Konzentrationen in der Rezeptur existieren je nach Art der Angabe in der bisherigen Meldung (exakte Konzentrationsangaben oder Konzentrationsbereiche) unterschiedliche Kriterien, die über die Aktualisierungspflicht entscheiden. Siehe hierzu S. 80 der Guidance on harmonised information relating to emergency health response Version 3.0 – May 2020. Ggf. muss ein neuer UFI generiert werden.
• Die Einstufung des Produkts hat sich hinsichtlich der Gesundheits- bzw. physikalischen Gefahren geändert.
• Es existieren neue relevante toxikologische Informationen in Abschnitt 11 des Sicherheitsdatenblatts die in die Meldung inkludiert werden müssen.
• Andere Informationen haben sich geändet, wie z.B. die Kontaktinformationen des meldepflichtigen Akteurs, physikalische Daten und der Verpackungstyp. Oder es bestehen für die Produktmeldung relevante Rechtschreibfehler.

Welche Anforderungen gelten für eine vereinfachte Produktmeldung für ausschließlich industriell genutzte Produkte?

Für Produkte, die ausschließlich industriell verwendet werden, sieht der neue Anhang VIII der CLP-Verordnung die Möglichkeit einer vereinfachten Produktmeldung vor. In diesem Fall ist es ausreichend, das entsprechende Sicherheitsdatenblatt (SDB) und die Kontaktdaten des Meldepflichtigen oder einer von diesem beauftragten Stelle an die ECHA zu übermitteln. Die Kontaktdaten müssen mindestens eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse beinhalten. Im Fall eines medizinischen Notfalls, sind alle zusätzlichen relevanten Informationen, die in einer vollständigen Produktmeldung enthalten wären, unter der angegebenen Telefonnummer schnellstmöglich in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen. Dabei gilt eine ausnahmslose Erreichbarkeit von 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. 

Als „relevante Informationen“ gelten auch solche, die nicht im SDB enthalten sind, aber im Falle eines medizinischen Notfalls relevant sind. Dies gilt insbesondere für die Rezeptur. Diese ist wie im Rahmen einer vollständigen Produktmeldung vorzuhalten und der jeweiligen Notfalleinrichtung ohne Verzögerung zur Verfügung zu stellen. Somit sind die Vorteile einer „vereinfachten Produktmeldung“ in der Praxis eher begrenzt. Um zu verifizieren, dass es sich bei dem Anrufer um eine berechtigte Person handelt, wird in den aktuellen Leitlinien als Beispiel die Nennung der Meldenummer vorgeschlagen, da diese nur dem Meldepflichtigen und den Behörden bekannt ist.

Muss ich beim Wechsel meines Rohstofflieferanten meine Produktmeldung aktualisieren bzw. was mache ich, wenn ich meine Rohstoffe von verschiedenen Lieferanten beziehe?

Handelt es sich bei dem Rohstoff um einen Stoff, entstehen bei einem Lieferantenwechsel keine Schwierigkeiten, da Stoffe gemäß Anhang VIII CLP nicht gemeldet werden müssen. Anders sieht dies bei gefährlichen Gemischen aus. Um hier der Praxis Rechnung zu tragen, ist es gemäß der aktuellen FAQ’s von poisoncentres.echa.europa.eu zulässig, sich bei verschiedenen Lieferanten auf einen Rohstoff-UFI zu beschränken. Dies setzt jedoch voraus, dass sichergestellt ist, dass beide Rohstoffe hinsichtlich der Inhaltsstoffe tatsächlich 100%ig identisch sind. Ansonsten sind mehrere Meldungen notwendig. Gemische mit unterschiedlichen Einstufungen können gemäß den aktuellen Leitlinien nicht als identisch angesehen werden. Sollte die Zusammensetzung dennoch identisch sein, ist der Meldepflichtige angehalten seine Lieferanten zu kontaktieren und mit ihnen gemeinsam die Gründe für die unterschiedlichen Einstufungen zu ermitteln. Ziel soll eine Einigung auf eine einheitliche Einstufung sein.

Der Kommission ist die Thematik seit Juni 2019 bekannt. Aktuell wird an einer Lösung gearbeitet, die potenziell in einer bis Ende 2020 zu erwartenden Ergänzung zum Anhang VIII erscheinen wird. Wichtig ist zu beachten, dass der UFI für den sich der Meldepflichtige entschieden hat auch in allen Ländern, in den das Produkt gemeldet werden soll, bekannt ist bzw. der Rohstofflieferant dort zuvor gemeldet hat.

Kann man einen UFI für ein nicht gefährliches Produkt auf das Etikett oder in das SDB nehmen, ohne eine Meldung durchzuführen?

Da man einen UFI auch ohne Durchführung einer Produktmeldung erzeugen kann, wäre dies theoretisch möglich. Hiervon ist jedoch dringend abzuraten. Ihre Kunden würden beim Versuch MiM-Meldungen zu erstellen Fehlermeldungen der ECHA erhalten, da der UFI nicht mit einer Produktmeldung verknüpft ist. Wenn Sie für Ihre Kunden als Service – ohne rechtliche Verpflichtung – einen UFI bereitstellen möchten, sollten Sie daher auch für Ihre nicht gefährlichen Gemische eine Meldung bei der ECHA in Erwägung ziehen.

Der durch die harmonisierte Produktmeldung verursachte administrative Aufwand ist für viele Unternehmen erheblich. Wir bei der UMCO haben daher frühzeitig mit der Entwicklung einer automatisierten S2S Möglichkeit zur Produktmeldung begonnen. Für unsere UHCS*- bzw. SDB-Kunden aller Größenordnungen können wir eine leistungsfähige Plattform inklusive standardisiertem Datenaustausch bereitstellen. Gern stehen wir Ihnen jederzeit als fachliche und strategische Berater zur Verfügung, um Ihren Meldeprozess optimal zu gestalten. Kommen Sie gern auf uns zu!

*Was bedeutet UHCS? UHCS steht für: UMCO’s Hazard Communication System. Eine von uns selbstentwickelte und kontinuierlich weiterausgebaute Softwarelösung zur SDB-Erstellung und (Kunden-)Dokumentenverwaltung inklusive verschiedener Adapterlösungen zum Informations- und Dokumentenaustausch.